Mahalle bakkalı, kırtasiye, berber, oto tamirci… Türkiye'de pek çok küçük işletme hâlâ kâğıt veresiye defteriyle çalışıyor. Defter yıllarca iş görür ama bir gün kaybolur, ıslanır ya da sayfaları birbirine karışır. O gün, aylardır biriken alacakların izi de kaybolur.
Kâğıt defterin gizli maliyetleri
- Toplamı hesaplamak zor: Bir müşterinin ne kadar borcu kaldığını bulmak için sayfaları geriye doğru taramanız gerekir.
- Kısmi ödemeler karışır: "200 TL verdi" notu üstü çizilmiş bir satırın yanına düşülünce kalan tutar tartışmaya açılır.
- Hatırlatma yok: Defter size kimin ödemesinin geciktiğini söylemez.
- Tek kopya: Dükkânda kalan defteri evden göremezsiniz; kaybolursa yedek yoktur.
Dijitale geçerken 5 adım
1. Her müşteriyi bir kez kaydedin
Müşteriyi kişi olarak ekleyin; aynı isimle defalarca kayıt açmayın. "Ayşe Hanım" ile "Ayşe H." iki ayrı kişi olursa toplamlar bölünür.
2. Açık bakiyeleri aktarın, kapanmışları değil
Defterdeki her satırı tek tek yazmanız gerekmez. Her müşterinin bugünkü açık bakiyesini tek kayıt olarak girin, açıklamaya "defterden devir" yazın. Kapanmış hesapları taşımaya gerek yok.
3. Ödemeyi tutarı silerek değil, kayıt ekleyerek girin
Müşteri borcunun bir kısmını ödediğinde ana tutarı değiştirmeyin; ödeme kaydı ekleyin. Kalan tutar kendiliğinden düşer ve kimin ne zaman ne ödediği geçmişte kalır. Ayrıntısı kısmi ödeme takibi yazısında.
4. Vade belirleyin
"Ay sonunda öderim" diyen müşterinin kaydına ay sonunu vade olarak yazın. Vadesi geçen alacaklar listede öne çıkar; kimi aramanız gerektiğini defteri karıştırmadan görürsünüz.
5. Gerekirse ortağınızla paylaşın
Dükkânı eşinizle ya da bir ortakla işletiyorsanız listeyi paylaşın. Biri tahsilat girdiğinde diğeri de aynı bakiyeyi görür (paylaşımlı borç listesi).
Müşteriye hatırlatırken
Dijital kayıt, hatırlatmayı da kolaylaştırır: "Defterde yazıyor" yerine tarih ve tutarla konuşursunuz. Kibar ve net bir mesaj için borç hatırlatma mesajı örneklerine bakabilirsiniz.
Sudeb ile veresiye takibi
Sudeb'de bir "Dükkân" listesi açıp müşterilerinizi kişi olarak ekleyebilir, her veresiyeyi vadesiyle girebilir ve ödemeleri parça parça kaydedebilirsiniz. Telefonunuz yanınızdaysa defteriniz de yanınızda.